MyCrmErp Overview (spanish)

Los sistemas de planificación de recursos de la empresa (en inglés ERP, Enterprise Resource Planning) son sistemas de gestión de información que integran y automatizan muchas de las prácticas de negocio asociadas con los aspectos operativos o productivos de una empresa ( como gestión de varios almacenes/bodegas, productos, fabricción, insumos y materias primas, maquinaria  entre otros).

¿Qué es un CRM ?

Software para la administración de la relación con los clientes’.  (en inglés ERP, Custtomer Relationship Management )  Sistemas informáticos de apoyo a la gestión de las relaciones con los clientes, a la venta y al marketing . Con este significado CRM se refiere al Data warehouse (Almacén de Datos ) con la información de la gestión de ventas, y de los clientes de la empresa.

Entonces, ¿qué hace nuestro systema CRM+ERP?

ERP/CRM es un software completamente modular (sólo activaremos las funciones que deseemos) para gestión empresarial de PYMES, profesionales independientes, auto emprendedores ó asociaciones. En cual podrán en términos generales gestionar, las ventas, cuentas por cobrar, proveedores, cuentas por pagar, tesorería, compras, inventarios, almacenes, personal, proyectos, contratos y por supuesto todos los eventos que tengan relación con los clientes o contactos.  En términos más técnicos es un sistema que se ejecuta en nuestros servidores web, siendo accesible desde cualquier lugar y a cualquier momento solo disponiendo de una conexión a Internet.

Características básicas del Sistema

El sistema viene a completar la oferta de numerosas aplicaciones de esta categoría (como OpenAguila, OpenBravo, OpenERP, Neogia, Oddo, Compiere, etc.) y como ostros sistema complejos y costosos como SAGE, Quickbook, FreshBooks, entre otros, pero desmarcándose por el hecho de que se hace todo lo posible para proporcionar simplicidad:

• Muy amigable al usuario y simple de usar (funciones modulares para no sobrecargar los menús, informaciones claras y concisas).
• Varios temas gráficos..
• 100% basado en WEB.  (  Solo necesitas conexión a internet,  desde cualquier dispositivo,  desktop, latptop, mobiles como tables y celulares )
• Nada de instalacion de software o aplicativos en tus dispositivos ( solo un browser/navegador)
• Multiusuario ( varios simultaneamente )
• Disponible 24x7x365 en nuestro hosting

Funcionalidades principales

Gestión de Terceros
Podrás gestionar a los Terceros y/o Contactos

• Gestión de clientes.
• Gestión de clientes potenciales (prospectos).
• Gestión de proveedores.
• Gestión de contactos.
• Asociación de categorías de clientes.
• Asociación de categorías de clientes potenciales (Prospectos.)
• Asociación de categorías de contactos.
• Gestión de descuentos de terceros para la futura aplicación de ventas .
• Vinculación de la agenda y eventos tras las acciones con las entidades de presupuestos, pedidos, facturas, etc …
• Vinculación de entidades (Presupuesto/Cotizaciones, pedidos, facturas, etc … con el tercero para una visualización rápida).
• Documentos asociados al tercero para una asociación rápida de los documentos según las entidades.
• Notificaciones de los contactos del tercero que pueden ser usados en el momento del cambio de estado de la entidad, sea presupuesto, pedido, etc …de esta forma el cliente estará notificado tras el cambio del mismo por email automáticamente.
• Notas públicas y privadas asociadas al tercero con el objetivo de informar al tercero en los documentos, o a los usuarios internos de forma privada.

Desde aquí podrás hacer un seguimiento a los Terceros

• Gestión de agenda según usuario y grupo, con distinción por color.
• Registro de las acciones de un usuario a través del “LOG del sistema (auditoria)
• ” Visualización agrupada y rápida de todo lo relacionado con un tercero.
• Seguimiento de contactos realizados con terceros.
• Registro automático de acciones y eventos en la agenda automáticamente.
• CRM con todas las entidades: presupuestos/cotizaciones , intervenciones, pedidos, facturas, proyectos, tareas, contactos, etc .. a simple vista, para su visualización completa de todo lo requerido.
• Envíos de correos registrados por el envío de presupuestos, pedidos y facturas desde la aplicación.
• Anotaciones privadas.
• Gestión de contactos, clientes y clientes potenciales.
• Envió de correo a los terceros de forma masiva, creando una simple newsletter.
• Búsqueda terceros, contactos y productos de forma sencilla y rápida, gracias a el menú situado en la izquierda del sistema, que realizará una búsqueda de los mismos siguiendo una relación próxima a las entidades de búsqueda. Es decir, podemos buscar el correo de un tercero a través del campo de búsqueda “empresa”, y este campo no incluir el nombre de la empresa, pero si incluir ese dato en su campo de email.

Gestión Comercial
Podrás gestionar presupuestos, pedidos (de clientes y a proveedores), contratos…

• Gestión completa de presupuestos o cotizaciones.
• Gestión completa de pedidos a clientes y proveedores.
• Generación de notas de entregas o albaranes.
• Flujo de trabajo entre pedidos y cotizaciones.
• Seguimiento de pedidos.
• Gestión de estados de presupuestos, pedidos (clientes), pedidos (proveedores).Estadísticas de presupuestos y pedidos (clientes y proveedores).
• Control de contratos de servicios periódicos de clientes.
• Gestión de intervenciones o partes de trabajo.
• Gestión de Expediciones o despachos.

Gestión de Contratos
Podrás gestionar tus contratos con tus clientes.

• Avisos en el dashboard (página de inicio) con umbral definido previamente, realizaremos un seguimiento eficiente de los contratos.
• Podremos facturar los contratos de los clientes gracias a la vinculación del módulo de facturación con los contratos.
• Seguimiento de los servicios de venta periódica y repetitiva, tales como mantenimiento o aquellos servicios que gozan de un control temporal y necesario para la actividad empresarial.
• Ahorra tiempo y mantiene un seguimiento del vencimiento de los servicios de nuestros clientes con la finalidad de que no se escape el control y pago de ellos.
• Algo muy necesario para empresas que su negocio está basado en cuotas periódicas por su actividad, tales como empresas de servicios con actividades recurrentes a sus clientes. Ejemplo de ello serían empresas de hosting o contratación de dominios, empresas de seguros, abogados que tienen un servicio periódico con sus clientes, asesorías, etc …, es decir, cualquier vinculación temporal por el ofrecimiento de un servicio.
• Un contrato, está compuesto por uno o varios servicios que no tienen porque tener una misma fecha de finalización del mismo, y que el sistema, mantendrá informado de ello al usuario responsable de mismo.
• El sistema permite la descarga del PDF del contrato de un cliente con los servicios contratados.

Gestión de Intervenciones
Gestión para los trabajos realizados a los clientes

• Creación y gestión de intervenciones.
• Controles de tiempo aplicados a un cliente por intervención del mismo.
• Control de trabajos realizados.
• Equivalente a partes de trabajo realizados por trabajadores internos o externos a la empresa, quedando reflejado en el sistema y con conocimiento de la empresa para determinar una acción.
• Integración de las intervenciones con los contratos de clientes (Que según el contrato establecido mutuamente con la empresa a base de intervenciones realizadas, estas serán cobradas en una fecha pactada (mensual, anual, etc …), o por el contrario, a partir de un contrato de mantenimiento con un cliente (anual, o mayor), simplemente se desea obtener el tiempo dedicado a dicho cliente, que tras previo pago de su cuota, puede resultar viable o no para una posterior renovación del próximo periodo de contrato.).
• Integración con Proyectos.
• Creación de facturas a partir de las intervenciones realizadas a un cliente con un sólo click, siempre que sea un acuerdo por ambas partes.

Gestión Productos / Servicios
Podremos organizar todos nuestros productos / servicios en categorías

• Gestión completa de productos y servicios.
• Estadísticas de productos y servicios.
• Gestión de almacenes y stock de productos.
• Transferencias y movimientos de stock.
• Establecimiento de distintos niveles de precios.
• Reaprovisionamiento de productos.
• Categorización de productos y servicios.
• Gestión de envíos y transportes.
• Listados y estadísticas de envíos.
• Creación de albaranes o entregas.

Gestión de Proyectos
Podrás administrar tus proyectos

• Organización, control y gestión de proyectos de la empresa.
• Creación y seguimiento de tareas asignadas de un proyecto según el rol del usuario responsable o participante del mismo, es decir, usuario interno a la empresa, o externo.
• Asignación de usuarios externos (como por ejemplo clientes) a un proyecto, con el objetivo de que éste pueda realizar un seguimiento en tiempo real.
• Asociación de entidades al proyecto (presupuestos, pedidos, facturas de clientes y proveedores, intervenciones, etc..), así, analizaremos rápidamente todo lo relacionado con el proyecto.
• Visión rápida e intuitiva del proyecto.
• Posibilidad de adjuntar documentos relevantes al proyecto y a las tareas del mismo.
• Visualización de las ganancias o pérdidas del proyecto según las entidades relacionadas con el mismo (facturas del cliente, y facturas del proveedor por costes de material), además de las imputaciones de horas implicadas de los empleados en el mismo.
• Obtención de información por parte de los integrantes del proyecto.
• Sencillo diagrama de Gantt para obtener información del estado del mismo a simple vista a modo de agenda, el cual nos permitirá averiguar si el proyecto entra o no dentro del plazo previsto según las tareas completadas.

Recursos Humanos
Gestión de peticiones de vacaciones, salarios de los empleados, y relación con proyectos.

• Petición de días libres por parte de los empleados.
• Aprobación de peticiones de días libres por parte del usuario responsable.
• Notificación por email de las peticiones y su posterior aceptación o no a través de un email que recibirá el empleado.
• Gestión de las vacaciones en la pestaña del usuario y desde el módulo de recursos humanos.
• Establecimiento del salario de un empleado como usuario del sistema aunque no tenga acceso al mismo. Pero está pensado para próximas actualizaciones del sistema.
• Posibilidad de incluir el pago de salarios a los empleados para que queden reflejados en la gestión de la empresa y formen parte del balance o informe global de la misma.
• Establecimiento del precio por hora y la jornada (en horas diarias) de un trabajador de la empresa para luego poder obtener los resultados de beneficios o pérdidas en los proyectos creados de clientes en base al resumen de objetos vinculadosal mismo (facturas de clientes y facturas de proveedores como costes asociados, además de las horas y costes de usuarios trabajadores relacionados al proyecto en función de las horas aplicadas a las tareas del proyecto) .

Miembros
Gestión de clubs y asociaciones (cuotas, socios…)

• Indicado para la gestión de Miembros de una empresa.
• El sistema permite el control de gestión para Clubs, Asociaciones, Entidades que necesitan un control de sus gastos periódicamente (gimnasios, empresas que cobran cuotas equivalentes a sus clientes abonados a su servicio, etc…)
• Gestión de Subvenciones.
• Clasificación de miembros según tipo establecido.
• Listados de Miembros dados de baja.
• Listados de Miembros que están al día.
• Listados de Miembros no están al día de pagos.
• Estadísticas gráficas por país, región, provincia, población y características.
• Listados completos con filtros de búsqueda.
• Ideal para organizaciones, clubs, entidades que necesitan llevar un control del pago de sus socios, que periódicamente abonan una cuota fija por pertenecer al mismo.
• Impresión de justificante de pago de cuota.

Gestión de Registro y Agenda
Desde aquí controlaremos todos los eventos y acciones que ocurran en El sistema

• Agenda para la gestión de eventos automáticos o manuales.
• Compartición de la agenda con otros usuarios.
• Integración con google CAL (necesario módulo externo ).
• Registro automático de todas las acciones del usuario responsable de una acción (creación de presupuestos, creación de factura, validación de las entidades tales como presupuestos, facturas, pedidos, expediciones, etc …).
• Listado de acciones filtrados por usuarios, grupos, etc … desde el módulo agenda o calendario.
• Creación de PDF de los listados de acciones.
• Asignación de tareas o eventos a usuarios del sistema.
• Posibilidad de creación de nuevas acciones a través del diccionario del menú de configuración por el administrador.
• Visualización diaria, semanal o trimestral, para una visión más amplia de la agenda.
• Visualización rápida del estado de ocupación de los usuarios, necesarios para el departamento de secretaría o administración responsable de tal caso.
• Filtrado de fechas por búsqueda de vista, semanal, mensual o diaria, además de “hoy”.
• Filtrado por tipo de evento.
• Filtrado por usuario.
• Filtrado por tipo proyecto.
• Filtrado por tipo de evento.
• Toda una agenda completa informativa de lo registrado y automatizado por parte de los usuarios de la empresa, que permite la visualización según los permisos asignados al usuario del sistema.

Gestión Documental
Podrás tener centralizada toda tu documentación

• Sistema básico de almacenamiento de documentos.
• Gestión documental integrada de forma automática con las entidades de presupuestos, pedidos, facturas, terceros, etc …
• Pero también permite el registro o subida de archivos, sea cual sea su extensión, en entidades como tareas de un proyecto, gestión general de documentos (GED), presupuestos, pedidos, facturas, terceros, con el propósito de relacionar dicha información adicional con estas entidades, ya que por su relación fichero – entidad, permite una búsqueda rápida y relación de ambas.
• Recomendado para comerciales que viajan con eventualidad y requieren disponer de los documentos existentes en el sistema, sean almacenados por ellos o por otros usuarios, pero en definitiva, necesarios en su trabajo.
• Dichos documentos pueden ser estándar o no (es decir basados en estándares de creación y lectura), pero se ha de tener en cuenta que la aplicación que pretende abrirlos para su visualización han de ser capaces de leer o interpretar dichos formatos, como por ejemplo, pdf, jpg, word, excel, etc..

Terminal Punto de Venta (TPV)
Terminal punto de venta para ventas en mostrador

• Sistema básico de terminal punto de venta.
• Permite uso de lector de código de barras para su lectura.
• Integrado con la facturación del sistema.
• Ventas de mostrador rápida.
• Configuración de métodos de pago del sistema.
• Configuración de cliente (Tercero) predeterminado para la venta.
• Elección de los métodos de pago configurados a la hora de la venta..
• Gestión sencilla del control de stock de ventas con el sistema, según su configuración.
• Uso fácil y sencillo, pero ante todo básico.
• En definitiva un módulo util, muy básico para sus funciones que no requieren funcionalidades adicionales.

Gestión Financiera
Control de la gestión financiera de la empresa

• Gestión de facturas a clientes y proveedores.
• Gestión de impuestos y cargas sociales.
• Introducción de pagos de salarios (No es lo mismo que creación de nóminas).
• Informes de resultados generales, por clientes, por productos y servicios, por volumen de ventas, por usuarios (comerciales).
• Estadísticas de facturas recibidas y emitidas.
• Diario de ventas.
• Diario de compras.
• Fusión de facturas pendientes de pago o de pago pacial en PDF.
• Agrupación de pedidos en facturas.
• Gestión de cuentas bancarias y otras.
• Gestión de domiciliaciones/reconciliación bancarias.
• Gestión automática en los pagos de facturas de las domiciliaciones.
• Flujo de trabajo con la parte comercial (Presupuestos/Cotizaciones y pedidos.).
• Estadísticas financieras.

Y mucho más…

• Gestión en PDF de los presupuestos, pedidos, facturas, notas de entrega, intervenciones, etc y envío por correo desde la misma aplicación, sin salir del programa.
• Gestión de Importación y Exportación de datos a formato Excel, CSV y TSV.
• Gestión de EMAILING (envío masivo de Newsletters).
• Gestión de Expediciones o despachos.
• Gestión de notificaciones.
• Búsqueda rápida de productos, terceros y contactos.
• Activación de paneles gráficos en la página de inicio.
• Contabilidad en modo experimental pero muy cerca de estar próxima a los usuarios del
• Control de Salarios de usuarios (trabajadores).
• Control de impuestos como IRPF, IVA y otros
• Gestión de Leads( licitaciones) y Oportunidades a través del módulo de Proyectos
• Compatibilidad de pagos On-line con módulos como Paypal, PayBox
• Servicios adicionales como Gravatar, FTP, Servicios WEB (API ), Hilos RSS, Skype, etc …
• Gestión de lotes y caducidad para productos perecederos.
• Sistema básico de OpenSurveys, para votaciones populares.
• Módulos de agrupación de pedidos en facturas.
• Sistema fácilmente adaptable a clientes con necesidades propias ( con costo de consultoría adicional)